Kamualla päätettiin ottaa käyttöön Lean-mallinen toimintaperiaate vuonna 2019. Prosesseja ja työkaluja räätälöitiin ja mietittiin yksityiskohtaisesti ja lopulta periaatteita istutettiin työarkeen vuodesta 2020 alkaen. Näiden periaatteiden mukaan on nyt toimittu 2,5 vuoden ajan.
Lean periaatteet
Lean on johtamisfilosofia, jossa ajatuksena on poistaa tekemisestä turhia vaiheita, tai kuten siitä meillä puhutaan, hukkaa. Sen avulla pyritään parantamaan asiakastyytyväisyyttä, laatua, pienentämään toiminnasta aiheutuvia kustannuksia ja lyhentämään tuotannon läpimenoaikoja. Lean on alun perin tullut japanista ja Toyotan tehtaalta, mutta se on nykyisin todella laajasti käytössä myös asiantuntijaorganisaatioissa kuten Kamualla.
Epäkohtien tunnistaminen
Kamualla johtamisfilosofian ottaminen käyttöön lähti siitä, kun kasvaneiden projektimäärien myötä mainostoimiston arki projektien ja tuotantojen kanssa oli muuttunut sekavammaksi. Prosesseja ei suunniteltu vastaamaan suuria projektimääriä, eikä prosesseja ei myöskään oltu dokumentoitu. Annettakoon tämä anteeksi yrityksen lyhyen historian puitteissa. Tärkeintä on se, että kehityskohdat huomioitiin ja niille alettiin tekemään jotain.
Toinen kipukohta oli joidenkin projektien pitkä läpimenoaika ja niistä johtuneet kannattavuusongelmat projektitasolla. Vaikka tiimi on kokenut, täynnä rautaisia ammattilaisia, pitkät projektit ovat aina haastavia. Tämän voi varmasti moni mainostoimistossa työskentelevä allekirjoittaa. Pitkittyneet projektit näkyvät myös asiakkaalle, elintärkeä asiakaskokemus kärsii sekä mahdollisuudet uuteen projektiin asiakkaan kanssa heikkenevät sitä myöden.
Apua ulkopuolelta
Kamua käytti johtamismallin käyttöönotossa ulkopuolista liikkeenjohdon konsulttia ja ilman häntä Lean ei olisi ikinä rantautunut Kamuan prosesseihin. Omilla voimilla, osaamisella ja kokemuksella tämä ei olisi mitenkään onnistunut ja kannatan erittäin vahvasti ulkopuolisen osaamisen käyttöä, jos harkitset Lean-mallin käyttöönottoa. Aiheesta on paljonkin älykästä kirjallisuutta, kuten Sari Torkkolan Lean asiantuntijatyön johtamisessa (2015), mutta Leanin periaatteiden ottaminen osaksi arkea vaatii sen sovittamista alaan, tiimiin ja asiakkuuksiin. Se ei ole yksinkertaista, vie aikaa ja vaatii rohkeita päätöksiä.
Leanin jalkauttaminen organisaatioon
Ensimmäinen tärkeä vaihe Leanin käyttöönottoon oli aiheesta organisaatiolle puhuminen ja idean perusteleminen. Kamualla ajatus Leanin hyvine puolineen otettiin vastaan pääosin positiivisesti, olihan arjen haasteet nostettu esiin nimenomaan asiantuntijoiden puolelta. Näihin periaatteisiin on kaikkien sitouduttava, jos aikoo saada siitä hyödyn ja arjen tosissaan muuttuvan. Tämä on käytännössä haastavaa, koska on totuttu toimimaan tietyllä tavalla ja siihen luotetaan. Siksi asian johtaminen arjessa on tärkeää. Pitää luottaa, että malli toimii sekä puhua sen hyvistä puolista. Käytännön arkeen Lean otetaan prosessien ja järjestelmien avulla.
Kamualla tärkeimpänä työkaluna oli visuaalisen tuotannon taulun käyttöön ottaminen. Kamualla päädyttiin ottamaan Trello-työkalu visuaalisen johtamisen työkaluksi. Luotiin Kamuan tuotannon prosessi ja sen mukainen Kanban-taulu, josta näkee missä vaiheessa mikäkin projekti etenee. Trellon näkymä rakentuu kymmenistä projektikorteista, joita liikutellaan projektien vetäjien puolesta vaihe vaiheelta taululla eteenpäin. Projektikorteille päivitetään tarvittavaa tietoa projektitiimin puolelta ja kun projekti on valmis, se voidaan laskuttaa. Jos projekti on jumiutunut taululla pidemmäksi aikaa, projektikortin väri muuttuu, joka indikoi sitä, että projektia pitää jollain tavalla edistää sekä selvittää keskeytyksen syy.
FIFO – First in First out
FIFO on tärkeä osa Leania ja projektien läpivientiä. Ajatuksena Fifossa on tehdä jokainen projekti kokonaan valmiiksi ennen kuin aletaan tekemään uutta. Työt tehdään myös tilausjärjestyksessä Fifo-periaatteen mukaan, mutta käytännössä tämän määrittelee deadlinet, asiakkuuden palvelumalli ja moni muu aikakriittinen tekijä. Tämän asian hallinnointi voi olla arjessa todella monimutkaista. Tärkeää Fifossa on se, että keskitytään yhteen hommaan kerrallaan, jotta sitä voidaan tehdä täysipainoisesti, ilman häiriöitä ja keskeytyksiä. Varsinkin asiantuntijoille, jotka toivovat tekevän parasta mahdollista jälkeä tämän periaatteen saaminen arkeen on kullanarvoista. Arki rauhoittuu ja projekti saadaan vietyä paljon nopeammin maaliin, joka on asiakaskokemuksenkin puolesta erittäin tärkeää.
Miten Kamualla toteutetaan Leania
Tässä tullaan tämän blogikirjoituksen ehkä kiinnostavimpaan kohtaan. Toimiiko Kamua Lean-periaatteiden mukaan, ovatko läpimenoajat lyhentyneet ja asiantuntijoiden arki häiriöttömämpää? Vastaus on kaikkea muuta kuin yksiselitteinen. Lean on osa asiantuntijoiden ajattelumallia, mutta käytännössä hektisessä mainostoimistomaailmassa lean-mallin mukainen toiminta on ajoittain hyvin haastavaa. Lean-mallin käyttöönotto vaatiikin jatkuvaa kehitystyötä, henkilöstön ja asiakkaiden kuuntelua sekä mukautumiskykyä alati muuttuvaan toimintaympäristöön.
Asiantuntijoille, jotka tekevät pääasiassa määrämittaisia projekteja malli on selkeä ja arki rullaa Lean-mallin periaatteiden puitteissa. Esimerkiksi videotuotannot menevät pääosin aika hyvin Fifoon ja niiden tekemisessä pystytään noudattamaan Lean-mallin periaatteita.
Läpimenoajat projekteissa ovat lyhentyneet merkittävästi prosessien kehittämisen johdosta. Läpimenoaikoja seurataan Trellon kautta ja niistä on saatu koko ajalta rohkaisevaa dataa tämän osalta. Moni projekti saadaan tilauksesta laskutukseen puolet nopeammin valmiiksi. Tämä näkyy myös positiivisesti projektien kannattavuudessa ja asiakastyytyväisyydessä.
Haastavinta Lean-mallin noudattamisessa on asiantuntijoilla, jotka tekevät monenlaisia projekteja; pitkiä, lyhyitä, brändiuudistuksia, workshopeja, projektikoordinointia. Näiden projektien laittaminen peräkkäin on lähes mahdotonta organisaatiomallissa, jossa olemme toimineet.
Summa summarum
Kamuan asiantuntijat ovat omaksuneet Leanin periaatteet ja työtä johdetaan niiden periaatteiden mukaan, mutta täysimittaiseen lean-toimintaan on vielä vähän matkaa kuljettavana. Projektiin mukaan lähtemisen suurin anti on ollut se valtava määrä oppia, jota olemme saaneet kuluneen 2,5 vuoden aikana. Kehitystyön myötä olemme mm. oppineet, että nykyiset asiakkuusmallit ja tiimirakenteet vaativat vielä hiomista. Se onkin tässä projektissa seuraava vaihe. Tärkeintä on edetä askel kerrallaan, vaikka kärsivällisyyttä välillä koetellaankin. Myös käytössä olevien järjestelmien käyttö, jotka tukevat tekemistä vaatii vielä kehitystyötä. Työtä jalkauttamisen ja kehittämisen eteen on tehty mittavasti, siltikin työ on vielä kesken. Jos olet harkinnut siirtymistä Lean-malliseen johtamistapaan yrityksesi kohdalla, varaudu pitkään kehitysprojektiin. Kamua on täyden palvelun mainostoimisto, jossa projektit eivät ole niin sanotusti määrämittaisia ja tavoitteena on toimia mahdollisimman asiakaslähtöisesti. Asiakaslähtöisyydestä emme ole valmiita tinkimään, onhan se toimintamme peruskivi.
Itse Lean johtamisfilosofia kyllä toimii ja sen periaatteet. Tämä on todistettu tuhansien yritysten kohdalla, mutta vanhat tavat, arjen monimutkaiset koukerot ja asiakkaiden tarpeet tai vaatimustaso asettavat Leanin johtamisen kovaan testiin.
